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Come gestire il tempo in maniera efficiente

Ti è mai capitato di sentirti schiavo del tempo?

Come gestire il proprio tempo? In realtà, è impossibile. Infatti non si gestisce il tempo, ma le attività. Si tratta infatti di accortezze e consigli per essere più produttivi. Per consuetudine useremo la dicitura gestire il tempo in questo e altri articoli.

In questo articolo vedremo le 4 generazioni di time management, e le abitudini da coltivare per gestire meglio il tuo tempo.
come gestire il tempo

Cos'è la gestione del tempo

Nel 2019 sono stato il curatore editoriale del volume ‘Indistractable’ del Dott. Nir Eyal, lettura che consiglio. Una frase mi ha colpito molto dalla prima volta che l’ho letta:

“Time management is pain management [la gestione del tempo è gestione della sofferenza]”

– Nir Eyal

Infatti la gestione del tempo non è un insieme di trucchetti per moltiplicare il tempo. Non è neanche un impiego eccessivo di agende e liste di cose da fare. Anzi molto spesso l’utilizzo (eccessivo) di questi strumenti è controproducente. Può per esempio portare a essere poco focalizzati.

Molto spesso la gestione del tempo si gioca su una partita psicologica: saper gestire la noia, la frustrazione e l’ansia che alcune attività importanti ti danno. Spesso il ‘perdere tempo’ è una strategia per gestire queste emozioni negative.

Chi non si è mai detto di ‘aspettare il momento giusto’? Questo rappresenta un bel mito con il quale ci prendiamo in giro. In realtà sarebbe più accurato dirsi qualcosa come: “scelgo di fare qualcosa di più facile” o “che mi fa sentire meno incapace”, “più piacevole” o “meno noioso”.

A parte questo, una buona organizzazione è necessaria. Spesso però non basta, in quanto la maggior parte delle persone è bravissima a non seguire i propri stessi piani.

Organizzare il tempo in modo efficiente tiene conto di riuscire ad accorpare le giuste attività nel tempo più adatto. Quindi per attività importanti, creative e creative è utile scegliere la parte della giornata in cui sei più attivo mentalmente (non dopo pranzo) e in cui puoi evitare interruzioni. 

Se la mattina sei al massimo delle tue facoltà mentali e sei il primo ad arrivare in ufficio, lavorando indisturbato, sarebbe uno spreco dedicarsi alle mail. Investiresti meglio questo tempo in attività importanti. Le mail le puoi fare nei tempi morti o quando sei stanco.

Gli apparenti tempi morti, ad esempio quando sei in treno, aspetti che inizi una riunione o ti salta un impegno puoi dedicarti alle attività urgenti ma brevi e di scarsa importanza.

Possiamo identificare 4 aspetti su cui puoi lavorare per gestire al meglio il tuo tempo.

  1. Pianificazione realistica e intelligente (le giuste cose, nei giusti tempi)
  2. Riduzione delle abitudini che portano allo spreco del tempo.
  3. Aumento delle abitudini che portano ad avere più tempo (dire di no, delegare)
  4. Aumento delle attività importanti - quelle attività che seguono la legge di Pareto. Ovvero quel 20% di attività responsabili dell’80% dei risultati.

Il time management non punta a creare o moltiplicare il tempo dal nulla. Non riuscirai mai a far saltar fuori una 25esima ora dalle tue giornate.

4 generazioni di time management

Possiamo identificare diverse generazioni nella gestione del tempo. Ognuna puntava ad alcuni aspetti particolari.

Prima generazione: i primi che hanno ragionato sulla gestione del tempo si sono limitati a evidenziare l’importanza di promemoria, orologi e timer. Insomma si lavorava principalmente sugli strumenti che permettevano di aumentare la consapevolezza del tempo. I vantaggi erano banali.

Seconda generazione: in seguito altre persone si sono focalizzate sulla gestione dell’agenda. Qui si passa a cercare di ottimizzare l’uso degli strumenti. Da un lato l’utilizzo di post-it, calendari e to-do list, dall’altro la definizione degli obiettivi.

Terza generazione: con la terza generazione si inizia a portare attenzione alla pianificazione. Ovvero definire le attività da svolgere nella giornata, con i debiti controlli alla fine. 

Quarta generazione: gli ultimi sviluppi hanno iniziato a spostare l’attenzione sulla gestione delle attività e non solo alla pianificazione. Questa generazione segue un principio di ottimizzare il tempo dedicandolo alle attività importanti e non solo urgenti. L’enfasi è sull’efficienza e non solo sul ‘fare’. Gli strumenti sono aiuti ma serve saper controllare le attività a cui dedicarsi in luce degli obiettivi e in maniera proattiva.

Gli strumenti come agende e post-it possano sono molto utili. Vale la pena usarli. Impiegarli solo con l’idea di sfruttare tutto il tempo a disposizione facendo il più possibile può portare a una forma di apparente produttività. Una situazione in cui sei sempre impegnato ma alla fine non concludi niente.

Stai attento alle liste. Spesso possono diventare degli strumenti infiniti che ti aiutano a procrastinare. Mark Forster consigliava l’utilizzo di liste chiuse, ovvero liste che includono tutte le attività da svolgere prima di buttarle. Queste si contrappongono alle normali liste aperte dove, a un certo punto, puoi prendere una nuova lista in cui segnare nuove attività da svolgere assieme a tutte quelle che avanzano della vecchia lista eliminata.

Sono in molti a sostenere che le liste possono diventare un’ossessione. Se sei una di quelle persone che passa più tempo a organizzare il tempo e a scrivere liste complesse e infinite, forse vale la pena provare a ridurre questa abitudine.

Molto spesso infatti le liste possono dare una sensazione di controllo più che un beneficio in termini di produttività. Ti permettono di stare sereno perché tanto hai programmato quella cosa e sai che non la dimenticherai. 

CERCA DI ESSERE PROATTIVO

Theodore Millon è stato uno psicologo molto importante nel campo degli studi sulla personalità. Una delle distinzioni che faceva era tra persone che tendono ad adattarsi all’ambiente in cui vivono e persone che lo modificano attivamente.

Un esempio banale può essere dato da due colleghi che lavorano a un progetto. A un certo punto un terzo collega arriva e inizia a chiedergli qualcosa. Giorgio reagisce all’ambiente adattandosi. Da la sua completa attenzione al collega e interrompe ciò che sta facendo. Marco, invece, risponde modificando l’ambiente in base alle sue esigenze. Così finisce di scrivere quella frase ben formulata senza mentre fa un cortese cenno di ‘stop’, con la mano, al collega. Dopodiché gli chiede apertamente e cordialmente se possono riprendere il discorso tra un’ora così che non devono interrompere ciò che stanno facendo mentre sono a buon punto, lavorare sul suo problema e poi riprendere una volta che si sono dimenticati quello che si erano detti. Perdendo il filo di ciò su cui stanno lavorando e perdendo altro tempo per ritornare al punto a cui erano adesso.

Certo se capita solo una volta non è un gran problema. Se moltiplichi queste evenienze per ogni volta che ti arriva una mail, un messaggio, una telefonata, ecc. può diventare un problema.

Se reagisci al tuo ambiente finisci per esserne schiavo. Cerca di adattare il tuo ambiente alle tue esigenze. 

Quante volte controlli le mail in una giornata? Quando devi dedicarti a un progetto importanti cosa fai per prevenire le interruzioni e le distrazioni? Quante volte rimandi le interruzioni?

Gestione del tempo e degli obiettivi

Per gestire il tempo è fondamentale che tu sia in grado di definire degli obiettivi. Gli obiettivi sono la mete che orientano il lavoro. Un obiettivo dev’essere SMART.

S - specifico (e meglio se scritto). 

M - misurabile, devi usare dei numeri e degli indici che identifichino quantità specifiche. Un esempio è correre i 100 metri in meno di 11 secondi.

A - orientato all’azione, devono descrivere o poter essere tradotti in azioni concrete.

R - rilevante, dev'essere utile ai fine per i quali stai lavorando. Può sembrare banale ma perseguire obiettivi che anche se raggiunti non provocano particolari benefici è piuttosto comune.

T - definito nel tempo, un obiettivo senza una data in cui realizzarlo è un sogno. Fissare delle date ti aiuta anche a monitorare i progressi nel tempo.

Tecniche di gestione del tempo

A parte l'organizzazione, le tecniche di gestione del tempo servono per definire le priorità. Infatti puntano a fare un ragionamento di tipo economico. Il tempo è una risorsa finita: come definire cosa fare prima, cosa dopo e cosa lasciare da parte?


  • Delegare

Può sembrare insolito ma l'unico vero modo per avere più tempo per le proprie attività è quello di affidare ad altri i compiti da svolgere. La gestione del tempo diventa via via più importante e utile al crescere delle responsabilità di una persona. Imparare a utilizzare bene la delega è il miglior modo per gestire il proprio tempo.

Quando deleghi cerca di definire gli obiettivi da raggiungere in maniera operativa. Lascia libertà ai tuoi collaboratori sui modi per raggiungere questi scopi. Tu puoi offrire supporto e coaching per aiutarli a risolvere dubbi e problemi.

Attento però! Dare aiuto non significa farti restituire la responsabilità del compito. Se un tuo collaboratore entra nel tuo ufficio con un problema, deve uscire che ha ricevuto aiuto, magari col problema risolto. Non deve però uscire che ha lasciato il problema sulle tue spalle.

Si tratta anche di scegliere persone che abbiano le competenze per quel compito. Delegando puoi anche coltivare le risorse umane, impegnandoli in attività che siano in grado di fare con l'aiuto di una guida. In questo modo fai crescere le competenze dei tuoi collaboratori.


  • Metodo di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è una griglia con quattro quadranti. Questi quadranti classificano le attività in base a due aspetti: urgenza e importanza. Ogni quadrante ti da anche indicazioni su come gestire le attività che comprende.

Ho scritto un articolo su questo argomento, quindi non mi ci soffermerò qui.

Approfondimento: la matrice di Heisenhower

  • Analisi ABC

Prova a immaginare le attività come passi in direzione dei tuoi obiettivi. Puoi valutare la priorità delle attività da svolgere con una scala da A a C in base a quanto ti avvicinano ai tuoi obiettivi:

A. Attività legate al raggiungimento di obiettivi critici. Hanno alta importanza.

B. Attività legate ad obiettivi di minore rilievo o che supportano a loro volta obiettivi critici. Hanno media importanza ma sono urgenti.

C. Attività urgenti e non urgenti caratterizzate da poca importanza.

Puoi anche tenere dei diari per vedere come impieghi il tuo tempo. A fine giornata somma il tempo dedicato alle tre classi di attività.

(Tempo dedicato ad A + Tempo dedicato a B) = efficacia

Tempo totale di lavoro / (Tempo dedicato ad A + Tempo dedicato a B) = efficienza


Il tipo di diario che puoi provare a tenere è fatto così:

Ovviamente non è sostenibile per lunghi periodi, ma puoi utilizzarlo per alcuni giorni per vedere come impieghi veramente il tuo tempo.


  • Analisi di Pareto

La legge di Pareto è diventata famosa come legge 80/20. Infatti afferma che in natura troviamo spesso rapporti di questo tipo. L’80% della ricchezza è in mano al 20% delle persone, l’80% dell’alcol è bevuto dal 20/ delle persone, ecc.

L’analisi di Pareto serve a vedere quali sono quei pochi fattori che provocano buona parte dei risultati. Se gestisci un albergo potresti vedere 80 tipi di lamentele nei questionari di valutazione del servizio che lasci agli ospiti. Analizzandole potresti però accorgerti che 60 di queste sono riconducibili a soli tre problematiche. Magari il tuo albergo ha altri dieci problemi, però finché punti alla soddisfazione dell’ospite quelle tre sono quelle prioritarie.

Errori comuni: come (non) perdere tempo

1 - Non essere operativo: definisci obiettivi concreti, misurabili e orientati all'azione.

2 - Non pianificare tempo per gli imprevisti: gli imprevisti per definizione non si possono prevedere. Puoi prevedere, però, che ci siano degli imprevisti. Impara a capire quanto tempo pianificare per gestire le 'varie ed eventuali'.

3 - Non pianificare tempo per se stessi: alcune persone col pallino della gestione del tempo finiscono per cercare di diventare automi e vivere con una routine predeterminata ogni giorno. Tieni a mente che il tempo per te, per i tuoi cari e i tuoi passatempi è importante e necessario.

4 - Non delegare: alcune persone non si fidano di delegare. Vogliono che i compiti siano svolti a modo loro. Imparare a delegare è necessario. La delega è la tecnica più efficace per gestire il tempo.

5 - Assumersi i problemi degli altri: molto tempo può essere investito per risolvere i problemi degli altri. Ci sono persone più o meno propense a questa trappola. Prova a pensare se ci sono situazioni nelle quali ti assumi le responsabilità degli altri e finisci per fare il loro lavoro.

6 - Non dire mai di no: molti fanno fatica a dire di no. Questo si traduce inevitabilmente nel trovarsi in situazioni in cui non vuoi essere. A impiegare tempo in attività che non sono utili o non volevi fare.

Approfondimento: impara a dire di no

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Bibliografia

  • AA. VV. (2005). Harvard Business Essentials - Time Management. Harvard Business School Press
  • Oncken, W., & Wass, D. L. (1974). Management time: Who's got the monkey? Harvard Business Review.
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