Eisenhower è stato il 34esimo presidente degli Stati Uniti. È stato lui a dar via ai progetti che hanno creato l’attuale sistema di autostrade, le tecnologie che crearono internet e anche la NASA. Prima di diventare presidente, Eisenhower è stato generale dell’esercito degli Stati Uniti d’America.
Eisenhower utilizzava un semplice metodo per gestire il suo tempo ed essere più produttivo. Una griglia che prende il suo nome, oggi nota come matrice di Eisenhower.
In questo articolo vedremo in cosa consiste, come utilizzarla e perché è importante comprendere la differenza tra urgenza e importanza.
Urgenza e importanza non sono sinonimi
Per poter scegliere come gestire le attività bisogna ragionare su due dimensioni: urgenza e importanza. Le attività urgenti sono quelle che richiedono attenzione o azione immediata. Sono attività con una scadenza temporale vicina - se il telefono squilla o rispondi subito oppure chi chiama mette giù.
Queste due dimensioni non sono correlate. Solitamente siamo abituati a pensare che ‘urgenza = importanza’ ma non è così. Spesso molte attività urgenti sono poco importanti, come ad esempio rispondere a mail, messaggi o telefonate. Non è detto che si tratti di questioni importanti per il tuo lavoro.
Le attività importanti sono quelle in grado di dare i veri risultati. Qual è quella attività che ti permette di raggiungere i tuoi obiettivi sul lavoro? Difficilmente si tratta di controllare le mail cinque volte al giorno. Solitamente sono la gestione di progetti, il lavoro al pc, la formazione, ecc. Molte attività importanti inoltre non hanno carattere di urgenza.
Una delle sfide del time management è proprio quella di pianificare e gestire le attività in modo da limitare le attività urgenti. Di pari passo incrementare il tempo investito nelle attività importanti.
Il rischio è che banali attività di routine inutili ma urgenti rubino tempo ad attività importanti finalizzate al raggiungimento di obiettivi critici. Questo problema nasce lavorando con orizzonti temporali lontani. Se ragioni su obiettivi da raggiungere in mesi o anni non c'è l’urgenza di dedicarsi subito a quelle attività importanti.
Quando non percepiamo l’urgenza di qualcosa, è facile rimandare. Un grande nemico della produttività è la tendenza umana a occuparci di ciò che è urgente piuttosto che di ciò che è importante. È anche più difficile dedicarsi a un lavoro noioso di cui raccoglieremo i frutti tra due anni, rispetto a sistemare piccole cose fastidiose che vanno fatte perché hanno una ‘data di scadenza’ più ravvicinata.
Quali sono quelle attività che se svolte con regolarità ti permetterebbero di ottenere dei risultati migliori?
La matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è uno strumento per la gestione del tempo. È nota anche come matrice di Covey, dal nome dell’autore che l’ha resa famosa al grande pubblico. Prende il nome dal presidente degli Stati Uniti che la utilizzava Dwight Eisenhower.
Si tratta di una griglia con quattro quadranti. I quadranti descrivono le varie possibilità di classificare le attività in base a urgenza e priorità e forniscono anche delle indicazioni su cosa fare in base al tipo di compito.
l metodo di Eisenhower consisteva nel suddividere le attività da svolgere con l’aiuto dello schema qui sotto con quattro quadranti:
Questa matrice è composta di quattro quadranti.
Primo quadrante
Questo quadrante è quello delle attività importanti e urgenti. Queste attività vanno svolte per prime. Esempi di queste attività possono essere crisi impreviste o problemi da risolvere subito ma anche dei progetti con una data di termine vicina.
Vivere sempre nel primo quadrante comporta anche dei costi importanti in termini di stress. Una persona che dedica il suo tempo solamente a reagire alle crisi non è in controllo della sua vita e finirà per sentirsi una vittima delle circostanze.
Secondo quadrante
Questo è il quadrante è delle attività importanti ma non urgenti. Queste rappresentano le attività che permettono di raggiungere i propri obiettivi: pianificare e gestire progetti, lavorare al pc, fare formazione e coltivare relazioni di lavoro.
Pensa al tempo come al denaro. A parità di denaro puoi investirlo bene o male. Il tempo investito nel quadrante ll è il tempo meglio investito. Dopotutto la gestione del tempo non serve a riempire le giornate lavorative, ma a renderle produttive.
Queste sono le attività che rispondono alla legge di Pareto. Ovvero quel 20% di attività che è responsabile dell’80% dei tuoi risultati.
Purtroppo queste attività non sono urgenti e quindi non ci fanno reagire. Non ti attivano facendoti scattare come lo squillo del telefono. Per questo motivo possono passare in secondo piano mentre gli altri quadranti si fanno più grandi e affollati.
Terzo quadrante
Questo è il quadrante è delle attività non importanti ma urgenti. A volte viene detto quadrante dell’inganno. Infatti contiene le attività che non servono per il tuo lavoro ma ti danno la percezione di essere produttivo. Le attività urgenti hanno questa caratteristica - anche se non sono importanti. Possono interrompere le attività importanti e anche riempirti parte della giornata.
Molte persone quando si trovano nel terzo quadrante pensano di trovarsi nel secondo. Fanno parte di queste attività le interruzioni, le telefonate, le mail e anche molte riunioni.
Se ne hai la possibilità, le attività del terzo quadrante sono quelle da delegare.
Quarto quadrante
Questo è il quadrante è delle attività non importanti e non urgenti. Il tempo dedicato per attività di questo quadrante è semplicemente tempo sprecato. Qui rientrano alcune telefonate e alcuni incontri ma anche situazioni banali e passatempi che possono diventare una scusa per procrastinare.
Le persone che vivono nel terzo e quarto quadrante sono estremamente inefficaci sul lavoro e poco responsabili.
Le attività del quarto quadrante non andrebbero fatte.
Aumenta lo spazio del secondo quadrante
La maggior parte della attività importanti e urgenti ha un ciclo di vita. Nasce nel secondo quadrante e, piano piano, si sposta nel primo. Ovviamente più sono urgenti più sono visibili e più è facile dargli attenzione e dedicarli del tempo.
Le persone che coltivano uno stile proattivo puntano ad anticipare le crisi e i problemi. Puntano a vivere nel secondo quadrante, gestendo le situazioni prima che diventino delle crisi urgenti. Imparano a controllare l’ambiente in cui vivono per non diventarne schiavi.
Ovviamente non puoi non dare la priorità al primo quadrante. Puoi però imparare a evitare di trovarti lì troppo spesso. Puoi anche imparare a sottrarre tempo al terzo e quarto quadrante per dedicarne di più al secondo.
Uno dei modi più efficaci per ridurre il terzo e quarto quadrante è di imparare a dire di no e a delegare. Molte persone dedicano il loro tempo a svolgere attività che per loro non sono importanti solo perché gli viene chiesto da altri o perché non si fidano di lasciar fare a terzi.
Cosa c’è nel tuo secondo quadrante? In che modo puoi essere proattivo per anticipare o evitare le crisi?
...ma non sempre
Molte persone che si approcciano a queste idee rischiano di portarle all’estremo. Se sei un perfezionista e tendi a chiedere troppo a te stesso cerca di non tralasciare anche la vita privata. Questi discorsi valgono per il lavoro. Una persona non dovrebbe cercare di ottimizzare giornate da lavorative da 12 ore al giorno.
Lo scopo finale è rendere il più produttive possibile le ore lavorative. Per fare questo è necessario anche mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Dedicarsi quindi anche a se stessi, a coltivare i proprio interessi, hobby, sport e relazioni.
Altrimenti il rischio è andare in burnout e rimetterci non solo in produttività ma anche in salute.Un'alternativa: analisi ABC
Oltre a questa matrice puoi e usare una codifica basata sulle prime tre lettere dell’alfabeto. Questo sistema viene suggerito dall'Harvard Business School. Assegna la priorità delle attività nel seguente modo:
Attività connesse agli obiettivi critici: sono le più importanti;
Attività connesse a obiettivi secondari: sono di importanza media e alta urgenza;
Attività urgenti e non urgenti accomunate da avere poca importanza.
Facendo un parallelo con la matrice di Eisenhower, le attività legate al secondo quadrante diventano attività di grado A. Le attività legate al primo quadrante diventano attività di grado B. Le attività legate al terzo e quarto quadrante diventano attività di grado C.
Questo modo di valutare la priorità è più semplice e immediato rispetto alla matrice. Ti permette inoltre di segnare facilmente il grado di priorità a fianco delle attività sia quando la pianifichi, sia quando analizzi come hai speso il tuo tempo.
Vuoi mettere tutto alla prova? Prova a tenere traccia delle attività della giornata su un foglio assieme al tempo che gli dedichi. Metti a lato anche una A, B o C a seconda del tipo di attività. A fine giornata puoi fare i conti di come hai investito il tuo tempo.
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- AA. VV. (2005). Harvard Business Essentials -Time Management. Harvard Business School Press.
