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Organizzare il tempo: una banalità che fanno in pochi

Il time management viene solitamente suddiviso in generazioni. Le prima generazioni sono quelle che maggiormente puntavano su liste di cose da fare (‘to-do list’), utilizzo di agende e pianificazione.

Gestire il tempo è impossibile. Quello che si può fare è organizzare al meglio le attività da svolgere nel tempo. Insomma, organizzare e pianificare.

Fare un programma è banale. Eppure sono in molti a non farlo o a farlo in modo superficiale.

Qui vedremo come gestire al meglio il tempo pianificando impegni su un’agenda o calendario.

Una banalità: un’agenda per organizzare la giornata

La pianificazione consiste nell’allocare attività nel tempo. Insomma segnare in agenda che cosa fare in che momento. Quando pianifichi devi quindi stimare il tempo necessario per un’attività. Il consiglio solitamente è di tenersi larghi, pianificando un 10-20% del tempo previsto in più per ogni attività. Questo ti permette di evitare problemi. Ti lascia anche un ‘cuscinetto’ di sicurezza per eventuali imprevisti o delle pause.

Parti dalle attività più importanti. Poi fissa in agenda le attività meno importanti ma che sono urgenti negli spazi di tempo che rimangono. Le attività urgenti sono quelle che hanno un termine vicino. Se devi scegliere a chi dare la precedenza tra le attività importanti, parti da quella più urgente.

Urgenza e importanza sono due aspetti fondamentale delle attività. Vengono affrontate nel dettaglio dalla matrice di Eisenhower.

Tieni in conto del momento della giornata quando organizzi il tuo tempi. Molte persone dopo pranzo hanno poca energia. Questo diventa quindi un pessimo momento per attività importanti o creative, ma un ottimo momento per attività urgenti e di scarsa importanza come controllare la mail.

La mattina presto, invece, per molte persone rappresenta il momento migliore per i compiti più complessi o creativi. Qui devi imparare a conoscere anche il tuo orologio biologico. Non parlo della voglia di avere figli ma del ritmo circadiano, ovvero la regolazione del ritmo sonno veglia.

Sei più produttivo la mattina o la sera?

In psicologia si fa riferimento a ‘gufi’ e ad ‘allodole’. Per gufi si intendono le persone che la mattina sono addormentate e poco produttive mentre la sera sono pieni di energia, mentre per le allodole è vero il contrario.

Un classico errore è quello di pianificare ogni ora della giornata. Se pianifichi otto ore di lavoro su un orario di lavoro da otto ore, ogni volta che prendi una pausa, bevi un caffé o gestisci un imprevisto devi automaticamente procrastinare qualcosa. Una buona abitudine consiste nel tenere alcuni spazi dedicati apposta per i problemi e gli imprevisti oppure per finire qualche attività che è durata più del previsto.

È vero che gli imprevisti per definizione non si possono prevedere. Però entro certi limiti è prevedibile che ci siano imprevisti e se conosci la tua routine, sai quanto tempo dedicargli. Pianificare significa anche avere consapevolezza di questo. Non è verosimile aspettarsi che le giornate lavorative siano procedano come orologi svizzeri. Cerca di tenerne conto. 

Per saper organizzare il proprio tempo è necessario imparare a stimare quante attività riesci a svolgere in una giornata lavorativa. Questo dipende anche dal tipo di lavoro: più aumentano le responsabilità e le persone da gestire, più avrai bisogno di tempo per attività non pianificate.

...ma non per segnare ogni cosa

A volte pianificare ogni singola attività può essere controproducente. Tenete a mente la regola dei due minuti: se puoi farlo in meno di due minuti, fallo adesso. Ovviamente è una massima e non c’è un motivo per cui siano due minuti piuttosto che uno o tre. Il concetto, però, è di coltivare l’abitudine a sbrigare quei piccoli compiti che richiedono poco tempo appena si presentino.

Alcune persone possono prendere l’abitudine di nutrire liste infinite di cose da fare. Col tempo possono diventare, più che altro, delle liste di ‘cose da non fare’. In quanto piccole e veloci attività noiose vengono annotate e procrastinate piuttosto che fatte subito.

Utilizza un activity log

L’activity log è un documento che ti permette di migliorare la tua capacità di organizzare le giornate. È uno strumento che ti rende più consapevole di quando e in che modo non segui i tuoi stessi piani. Puoi usare un’agenda cartacea ma anche un file Word o Excel, a seconda di come ti trovi meglio.

È importante che per ogni giornata l’orario sia diviso in blocchi da mezz’ora. Questo permette un livello di dettaglio e analisi maggiore dell’ora intera. Ogni mezz’ora deve avere due spazi divisi: uno a sinistra e uno a destra. Iniziate pianificando la prossima settimana nel dettaglio, allocando un’attività ogni mezz’ora del vostro orario lavorativo utilizzando solo lo spazio di sinistra.

Ogni giorno della prossima settimana, riempi la casella di destra con l’attività che hai effettivamente svolto in quel lasso di tempo. In pratica fai il bilancio consuntivo di come hai investito il tuo tempo.

Alla fine della settimana è facile vedere le differenze tra ‘bilancio preventivo’ e ‘consuntivo’ del tempo. Forse hai la tendenza a sottostimare il tempo necessario per alcune attività. Sono in molti a peccare di ottimismo quando pianificano. In questo caso sai che per quel compito dovrai preventivare più tempo.

Magari invece ti rendi conto di alcuni imprevisti che ti fanno perdere tempo. Così puoi ragionare se possono essere gestiti in un modo migliore e prepararti a quando capiteranno di nuovo. In alternativa puoi decidere di dedicare una certa parte della giornata a gestire queste attività che cerchi di accorpare assieme. 

Accorpare assieme brevi attività ti permette di risparmiare tempo. Questo infatti riduce i tempi di commutazione. Prova a pensare a quando sei concentrato su un lavoro e vieni interrotto per cinque minuti. Non perdi solo quei cinque minuti ma anche il tempo che impieghi a metterti nuovamente a lavoro e a riprendere il punto che avevi lasciato. 

activity log settimanale

Non gestire solo il tempo, ma anche le tue energie

Organizzare il proprio tempo può diventare un’ossessione. Alcune persone finiscono per rinunciare alla loro vita privata e a parecchie ore di sonno. Ci sono persone che per diventare più produttive chiedono troppo a se stesse. Corrono quindi il rischio di accumulare troppo stress e finire per diventare meno produttive.

La gestione del tempo implica anche la gestione delle proprie energie. Guidare tenenendo il motore sempre al massimo è pericoloso. Anche i piloti professionisti che guidano auto da corsa si fermano ai box.

Se vuoi essere produttivo non adottare una visione miope che si focalizza solo sulla quantità di tempo che dedichi al lavoro. Devi dare tempo anche a te stesso. Mantenere del tempo da dedicare ad attività che ti facciano stare bene - che siano dei tuoi ‘caricabatteria’.

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Bibliografia

  • AA. VV. (2005). Harvard Business Essentials -Time Management. Harvard Business School Press.
  • Schwartz, T., & McCarthy, C. (2007). Manage your energy, not your time. Harvard business review85(10), 63.
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