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Come ottimizzare il tempo

Ottimizzare il tempo non significa lavorare 24 ore al giorno ma sfruttare il tempo dedicato al lavoro. Il tempo è una risorsa finita che investi ogni giorno. E può essere investita bene o male.

La gestione del tempo deve andare oltre a semplici app e strumenti. In questo articolo non parleremo di agende, post-it e software. Il mondo è pieno di opzioni a riguardo e non serve spiegarle.

In questo articolo vedremo pochi aspetti, alcuni dei quali anche abbastanza banale. Il concetto di mangiare meno per dimagrire è banale, ma ripeterlo fa bene. Soprattutto a chi è in cerca di soluzioni miracolose.

Non ci sono trucchi magici per ottimizzare il tempo. La grande differenza la fanno poche accortezze che ti permettono di evitare gli sprechi.

Smettila con il multitasking

Il mutitasking non funziona. Non siamo bravi a percepire noi stessi o il tempo. Non confondere la sensazione di ‘fare molto’ o ‘andare veloce’ con l’essere veramente produttivo.

L’American Psychological Association (APA) sintetizza il suo verdetto finale così: ‘Subtle "switching" costs cut efficiency, raise risk’.

Il problema infatti è che l’attenzione può essere focalizzata solo su un compito per volta. Quando hai l’impressione di svolgere più attività contemporaneamente, in realtà stai spostando l’attenzione tra le varie attività molto rapidamente.

Cosa comporta questo?

Intanto impieghi più tempo per fare le stesse cose. Il cervello umano è rapidissimo nello spostare l’attenzione. Però parte del tempo finisci per impiegarlo per gli spostamenti invece che per le attività. Poi aumenti il rischio di commettere errori. 

Secondo gli psicologi Meyer, Evans and Rubinstein hanno studiato il fenomeno. Secondo i loro dati si può immaginare che quando fai multitasking il cervello attraversa due diverse fasi. Una chiamata goal shifting’ (cambio di obiettivo) e una ‘rule activation’ (attivazione di regole).

Insomma quando telefoni mentre mandi una mail il tuo cervello non sta solo continuamente spostando l’attenzione. Sta impiegando delle frazioni di secondo anche per ‘prepararsi’ ai due compiti. Come se dovesse ogni volte avviare il programma adatto per svolgere quell’attività.

Accorpa le attività brevi

Pensa a quello che abbiamo detto prima. Ogni attività in cui ti impegni ha dei costi (di tempo) per essere iniziata. Dedicarsi ad attività brevi mentre fai altro ti interrompe e ti rende meno produttivo.

Le attività prioritarie ma non importanti di breve durata è meglio accorparle assieme. Queste rappresentano le migliori candidate per le fatidiche liste di cose da fare.

La differenza tra priorità e importanza: la matrice di Eisenhower

Piuttosto che dedicarti a chiamate, mail, stampe, ecc. interrompendo altre attività, puoi riservare una parte della giornata specificamente per queste. Magari una parte della giornata in cui sei poco produttivo - ad esempio dopo pranzo quando in molti hanno dei cali di concentrazioni.

Questa lista di brevi cose da fare ti permette anche di sfruttare i tempi morti. Se stai aspettando che inizi una riunione o un collega in ritardo, puoi tirare fuori la tua lista di cose da fare e non sprecare quel tempo altrimenti perduto.

Delega ciò che non è importante

Molte persone fanno fatica a delegare agli altri. C’è chi vuole che ogni compito venga svolto come lo farebbe lui. Altre persone invece non riescono a dare dei feedback.

La delega è una competenza da coltivare e rappresenta l’unico vero strumento che può dare più tempo alle tue giornate. Le persone che raggiungono grandi obiettivi non lo fanno da sole.

...e taglia ciò che non serve

Quanto tempo dedichi in attività che non ti servono per i tuoi obiettivi? Spesso non sapere dire di no agli altri ci ruba molto tempo. Ovviamente non puoi dire di no a tutti.

A colleghi di pari livello o subordinati puoi dire di no, con i superiori bisogna negoziare.

Si può intavolare un discorso in cui chiedere informazioni su come svolgere un compito che è arrivato sulla tua scrivania. Una collega pensava che ogni compito e ordine che arrivava dai suoi dirigenti fosse da accettare senza discutere. Quando ha perso la calma e si è lamentata, uno dei dirigenti le ha detto che non doveva perdere tempo per quelle questioni perché le sue priorità dovevano essere altre.

Non era infastidito dalla richiesta ma dal fatto che avesse sacrificato le sue mansioni per venire incontro a richieste riguardo obiettivi secondari.

Impara a definire le priorità...

La priorità guida l'investimento del tempo. La priorità di un compito dipende a sua volta dagli obiettivi. Un'attività importante è quella che permette di avvicinarsi agli obiettivi. 

Un problema è che molte persone non distinguono le attività importanti dalle attività urgenti. La matrice di Eisenhower è un metodo che ti permette di capire queste differenze e definire la priorità delle attività.

...E monitora come impieghi il tempo

Noi umani siamo molto bravi a capire poco di noi stessi. Siamo anche ciechi a questi meccanismi. Non ci accorgiamo che abbiamo poca consapevolezza di come siamo e di cosa facciamo.

Per organizzare il tempo in maniera efficiente è necessario pianificare le attività della settimana. Non basta solo pianificare. Bisogna anche vedere in che misura riesci a mantenere gli impegni che ti dai.

Prova a impegnarti in un monitoraggio di come impieghi il tuo tempo. Prendi un foglio o un agenda e pianifica la prossima settimana. Utilizza dei fogli con uno spazio per ogni mezz’ora che sia diviso in due metà. Nella metà di sinistra pianifichi la prossima settimana. Nella metà di destra scriverai ciò che farai effettivamente.

activity log settimanale

È un po’ come fare un bilancio preventivo e consuntivo.

Ovviamente non è qualcosa da fare sempre. Può però mostrarti in maniera molto chiara quando e perché non riesci a seguire i tuoi piani.

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Bibliografia

  • AA. VV. (2005). Harvard Business Essentials -Time Management. Harvard Business School Press.
  • Dierdorff, E. C. (2020). Time Management Is About More Than Life Hacks. Harvard Business Review.
  • Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997a). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 1. Basic mechanisms. Psychological Review, 104, 3-65.
  • Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997b). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 2. Accounts of psychological refractory-period phenomena. Psychological Review, 104, 749-791.
  • Rubinstein, J. S., Meyer, D. E. & Evans, J. E. (2001). Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27, 763-797.
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